Akademik birimler ile başlatılan bilgilendirme ve değerlendirme toplantılarının on dördüncüsü Lisansüstü Eğitim Enstitüsü ile gerçekleştirildi.
Toplantıya kalite koordinatörlüğü personeli ile Enstitüsü Müdür yardımcıları Doç. Dr. Adem TUNCER ve Dr. Öğr. Üyesi Onur ÜNLÜ, Enstitü Sekreteri Burçin Yavuz olmak üzere 6 kişi katıldı. Toplantıda öncelikle toplantı gündeminin nasıl oluştuğu konusunda bilgisi verildi. Bu kapsamda bazı maddelerin 2019 yılında yapılan dış değerlendirmede gelişmeye açık yönleri iyileştirme çabasını taşıdığı açıklandı ve mevcut çalışmalar sonucu ihtiyaç duyulan alanlardan belirlendiği belirtildi. Daha sonra Eylül ayında YÖKAK tarafından yapılacak izleme programı hakkında 2019 yılında yapılan dış değerlendirme sonucunda belirlenen güçlü yönlerin sürdürülebilirliği ve gelişmeye açık yönlerin iyileştirilmesi düzeylerinin dikkate alınacağı açıklandı. İyileştirme alanlarının kabul görmesi için Kalite faaliyetlerinin özellikler de dış paydaş, mezunlar ve öğrenci faaliyetlerinin kurumun geneline yayılması gerekliliği açıklandı. Web siteleri ve raporlar üzerinden denetimin başlamış olduğu söylendi.
ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi belgesinin alınması hedefinden bahsedilen toplantıda kalite çalışmaların iç kontrol ile birlikte yürütüleceği bilgisi verildi.
Web sitelerinin aktif kullanılması konusundaki iyileştirme hedefinden bahsedilerek her yıl YOKAK tarafından istenen KİDR raporunda ve bazı dönemlerde istenen diğer raporlar için veri ve bilgilerin web sayfasından çekilmesinde ve bunlara kolaylıkla ulaşılabilmesinin iyileştirme sürecine katkısından bahsedildi. Web sayfaları ve kalite menüsü hakkında dikkat edilmesi gereken hususlar aktarıldı. Enstitünün Eğitim/Seminer/Söyleşi faaliyetleri konusunda etkin olduğu değerlendirildi. Bir faaliyetin taşıdığı kriterlere göre farklı kategorilerde veri oluşturabileceği bilgisi verildi. Ödüllendirme konusunun önemine değinildi Kalite menüsünün neden gerekli olduğu da açıklandı. Bu bağlamda raporlara veri teşkil edecek faaliyetlerin bir araya toplanması amaçlandığı bildirildi. Veri ve performans kaybı olmasının önüne geçilmenin de önlenebileceğine değinildi. İstenen verilerim ve bunların web saylarından ilgili kalite menülerinde erişime açılmasının YOKAK’ın KİDR raporlarında “performans değerlendirmesi” ve YÖK’ün ise “İzleme Değerlendirme Kriterlerinde” cevap olarak rapor dönemlerinde kullanılacağı için önemli olduğu belirtildi. Raporlar hazırlanırken üniversitemizden istenen veri ve bilgiler ilgili kalite alt menülerinin altında bulunmasının pratik bir çözüm olduğuna değinildi. Ayrıca "Etkinlikler" bölümünde etkinlik olarak duyurulan faaliyetlerin "Haberler" bölümünde kanıtlaştırılmasının, kanıt oluşturması nedeniyle önemine değinildi. Bir faaliyetin kanıtlaştırma sürecinin; İlk olarak web sayfasının "Etkinlik" bölümünde gösterilmesi, ikinci olarak etkinlik gerçekleştirildikten sonra kanıtlarıyla birlikte "Haberler" bölümünde paylaşılması şeklinde olacağı aktarıldı. Haberler ve etkinlikler bölümlerinin entegre olması gerektiği bildirildi. Son olarak da ilgili Excel dosyalarına faaliyet bilgilerinin ve kanıt linklerinin girilmesi gerekliliği açıklandı. Kalite menüsünde yer alan verilerin Excel formatında olması gerektiği vurgulandı. Enstitü tarafından enstitülerin birleşmesinden sonra yapılan etkinliklerin kalite menüsü eklenerek paylaşılması konusunda güvence verildi. 15 Eylül 2022 tarihine kadar kalite menüsünün genele yaygın hale getirilmesi ve içeriklerinin girilmesi talep edildi.
2019 yılındaki izleme ve değerlendirme, gelişmeye açık yön olarak belirlenen “dış paydaşların kalite güvence sistemine katılımı” ile ilgili dış paydaş toplantılarında olması gereken nitelikler açıklandı. Bu süreçte iyileştirme amaçlı nasıl bir yol izlenmesi gerektiği hakkında önerilerde bulunularak birden fazla dış paydaşın online veya yüz yüze bir araya getirilmesi, en önemli dış paydaş grubundan olan mezun öğrencilerin de dış paydaş olarak davet edilmesi beklentisi açıklandı. Ders içerikleri, yapılacak faaliyetler, sektörün ihtiyacını belirlemek ve başka konular hakkında görüşmek üzere toplantıların gerçekleşebileceği aktarıldı. İyi niyet protokolünün dış paydaş ilişkilerini daha resmi bir hale getirmek için önemine değinildi.
Kalite Güvence Sistemi Değerlendirme Toplantılarının çalışmaların takibi ve geri bildirimde bulunulması üzere devamlılığı olacağı belirtildi. İdari birimler için de bu toplantıların organize edileceği belirtildi.
Lisansüstü Eğitim Enstitüsü ve anabilim dallarının Bologna Ders Bilgi Paketleri oranları paylaşıldı. Üniversite genelinde bu oranları %90’ın üzerine çıkarma hedefinden bahsedildi ve destekleri talep edildi. Bologna oranlarının yükseltilmesi ve problemlerin çözümü için bu konuya yönelik ilgili paydaşlar ile ayrı bir çalışma gurubunun oluşturulması hedefi aktarıldı. Aktif olmayan programların de içeriklerinin olmamasının oranları düşük gösterdiğine değinildi.
