Akademik birimler ile başlatılan bilgilendirme ve değerlendirme toplantılarının on beşincisi Yabancı Diller Yüksekokulu ile gerçekleştirildi.
Toplantıya kalite koordinatörlüğü personeli ile Yabancı Diller Yüksekokulu Müdür yardımcıları Öğr. Gör. Ömer Erşah Çakmak ve Öğr. Gör. Baki Karakuş, Akreditasyon Biriminin üyeleri, Öğretim Programı ve Materyal Geliştirme Birimi üyeleri, Kalite Temsilcileri, Web Sayfası Sorumluları ve ilgili personel olmak üzere 13 kişi katıldı.
Toplantıda öncelikle toplantı gündeminin nasıl oluştuğu konusunda bilgisi verildi. Bu kapsamda bazı maddelerin 2019 yılında yapılan dış değerlendirmede gelişmeye açık yönleri iyileştirme çabasını taşıdığı açıklandı ve mevcut çalışmalar sonucu ihtiyaç duyulan alanlardan belirlendiği belirtildi. Daha sonra Eylül ayında YÖKAK tarafından yapılacak izleme programı hakkında 2019 yılında yapılan dış değerlendirme sonucunda belirlenen güçlü yönlerin sürdürülebilirliği ve gelişmeye açık yönlerin iyileştirilmesi düzeylerinin dikkate alınacağı açıklandı. İyileştirme alanlarının kabul görmesi için Kalite faaliyetlerinin özellikler de dış paydaş, mezunlar ve öğrenci faaliyetlerinin kurumun geneline yayılması gerekliliği açıklandı. İyileştirme alanlarının kabul görmesi için üniversite geneline yayılması gerekliliği açıklandı. ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi belgesinin alınması hedefinden bahsedilen toplantıda kalite çalışmaların iç kontrol ile yürütüleceği bilgisi verildi. Kalite Güvence Sistemi Değerlendirme Toplantılarının çalışmaların takibi ve geri bildirimde bulunulması üzere devamlılığı olacağı belirtildi.
Web siteleri ve raporlar üzerinden denetimin başlamış olduğu söylenen toplantıda, Web sayfalarının aktif kullanılması konusundaki iyileştirme hedefinden bahsedilerek her yıl YOKAK tarafından istenen KİDR raporunda ve bazı dönemlerde istenen diğer raporlar için veri ve bilgilerin web sayfasından çekilmesinde ve bunlara kolaylıkla ulaşılabilmesinin iyileştirme sürecine katkısından bahsedildi. Web sayfaları ve kalite menüsü hakkında dikkat edilmesi gereken hususlar aktarıldı. Kalite menüsü, haber ve etkinlklerin entegre ve koordinasyonu ile veri ve performans kaybı olmasının önüne geçilmenin de önlenebileceğine değinildi. "Etkinlikler" bölümünde duyurulan faaliyetlerin "Haberler" bölümünde kanıtlaştırılmasının, kanıt oluşturması nedeniyle önemine değinildi. Bir faaliyetin kanıtlaştırma sürecinin; İlk olarak web sayfasının "Etkinlik" bölümünde gösterilmesi, ikinci olarak etkinlik gerçekleştirildikten sonra kanıtlarıyla birlikte "Haberler" bölümünde paylaşılması şeklinde olacağı aktarıldı. Haberler ve etkinlikler bölümlerinin entegre olması gerektiği bildirildi. Son olarak da ilgili Excel dosyalarına faaliyet bilgilerinin ve kanıt linklerinin girilmesi gerekliliği açıklandı.
Yabancı Diller Yüksekokulu Müdür yardımcısı Öğr. Gör. Ömer Erşah Çakmak ve Yüksekokul kalite temsilcisi Öğr. Gör. Bilsev Pastakkaya, web sayfasını akademik olarak kullanıldığını ancak akademik olmayan faaliyetlerin de haberleştirilmesi konusunda farkındalığın olmadığını söylediler. Aslında her iki ayda bir düzenli "akademik kurul toplantısı", öğrencilerin fikirlerini sorma amacıyla "durum anketleri", dış paydaş (Örneğin; yayınevleri ile yapılan görüşmeler ve toplantılar) ve öğrenci faaliyetleri (Örneği; oryantasyon faaliyetleri, bilgilendirme toplantıları) ile ilgili birçok faaliyetin gerçekleştirildiğini söylediler. Bu kalite toplantısı ile her faaliyetin bir değeri olduğunu ve kalite göstergesi olarak sunulması gerektiğini, eğitimlerin ve faaliyetlerin kayıt alına alınmasına dikkat edileceği, geçmişe dönük yapılan faaliyetlere yönelik kayıt ve dokümanlar da incelenerek Eylül ayı içerisinde web sayfasında haberleştirilmesi ve ilgili kalite faaliyeti içerisinde veri ve bilgi olarak paylaşacaklarını söylediler.
